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第77回「中途採用時の選考書類について」書類体裁は「こだわらない」が多数!?各社が考える選考書類の実態を大調査!(実施期間:2013年4月24日~2013年6月4日、有効回答数:252名)
今回は、中途採用における選考書類について伺いました。
求人サイトのWEB履歴書以外の書類が必要だと回答したのは全体の62%。必要とする書類は、58%が「職務経歴書」、46%が「履歴書」という結果になりました。

書類の体裁については全体の半数が「こだわらない」と回答。その理由は「大事なのは内容だから」というものでした。他28%は「履歴書は手書き、職務経歴書は印字」と回答し、「気持ちが伝わる」「人柄が想定できる」といった理由が多くあがっていました。“手書き”へのこだわりはまだまだ根強いようです。これまで良い印象をもった書類は、“企業側が欲しい情報について、要点をまとめて読みやすく書かれている”もの。悪い印象をもった書類は、反対に“要点がまとまらず読みづらい” “他社の使い回し”となっているものでした。

選考書類全般の意見として、「第一印象を決める上で重要な判断材料」といったコメントをいただく一方、「書類だけでは限界があることは致し方ない」といった意見もありました。各社が中途採用時の書類選考自体をどこまで重視するかにより、応募者に求める書類や体裁、書いて欲しい内容は大きく異なっているようです。

応募者一人ひとりの書類を確認するのは、かなりの時間を要します。そのため書類体裁や書いて欲しい情報(※)を求人原稿に予め記載しておくことで、より効率的に選考を進められ、“選考書類”を最大限に活かせるのではないでしょうか。是非、今後の中途採用についての参考にしていただければ幸いです。


※ 応募者に書いて欲しい情報については、厚生労働省が提唱する「公正な採用選考について」に基づいた内容を記載することが必要となります。
http://www2.mhlw.go.jp/topics/topics/saiyo/saiyo1.htm
Q1.求人サイトでの選考の場合、WEB履歴書(WEBレジュメ)以外にも選考書類が必要ですか?
必要:62%、必要ではない:38%
「必要」と回答された方の理由
通り一遍の履歴書よりも、具体的な体験を記した書類があった方が良い。
手書きの履歴書を頂戴することで、性格などがなんとなくわかることがあること。
履歴書で応募者の写真を、職務経歴書で詳細な職歴を確認したいから。
直筆の字、封書を送るという常識やセオリーの理解度、彩度の高い顔写真が見たいから。
「必要ではない」と回答された方の理由
WEBレジュメで基本的な内容は把握できるため。
職歴等の必要な情報がWEB履歴書に記されていれば良い。
書類が多すぎても、余計に時間がかかるので。
人物重視のため。
Q2.Q1で「必要」と回答した方に伺います。WEB履歴書(WEBレジュメ)以外に必要な選考書類は何ですか?(複数選択可)
職務経歴書:58%、履歴書:46%、技能証明書:4%、その他:5%
その他の意見
各種資格証明書。
誓約書・退職証明・運転免許証のコピー等々。
顔写真。
メールによる必要事項の確認。
制作関連の職種であれば、ご自身の作品や実績など。
Q3.履歴書や職務経歴書は、どのような体裁が好ましいですか?
特にこだわらない:54%、「履歴書」は手書き、「職務経歴書」は印字:28%、「履歴書」「職務経歴書」とも手書き:11%、「履歴書」「職務経歴書」とも印字:6%、「履歴書」は印字、「職務経歴書」は手書き:0%、その他:1%
「特にこだわらない」と回答された方の理由
手書きであれば丁寧さなどが分かるが、印字だとPCスキルも確認できる為、特にこだわりはない。
大事なのは内容なので特に手書きにはこだわらない。
本人から見て、Bestな選択が手書きであろうと印字であろうと、どちらでも構わない。手書きだと文字のきれいさは評価するが、汚い場合はマイナス評価にもなるので、やはり本人次第。
『「履歴書」は手書き、「職務経歴書」は印字』と回答された方の理由
履歴書を手書きにすることによって、その人の字体が見れ、感覚的なものだが、気持ちが伝わる。
手書きの書類で、人柄を想定することができるため。職務経歴書は、読みやすさを考えると印字の方が見やすいため。
入社後履歴書に虚偽が発覚した際に、本人が履歴書を作成したのか判断できるため「履歴書」は手書きが良い。
『「履歴書」「職務経歴書」とも手書き』と回答された方の理由
字は、その人そのものなので。字が綺麗、というだけでなく、丁寧に書いているか否かがポイント。
手で書くところにキャリアと性格が表れるから。
手書きは手間もかかりますが、その分自社に対する応募の意思の強さや熱意が感じられるため。せめて履歴書は手書きして欲しいと思います。
『「履歴書」「職務経歴書」とも印字』と回答された方の理由
選考過程でのスピード重視した場合、印字の方が読みやすい為。
文書作成能力の判断材料としたいため。
仕事上、手書きの必要性がないため。
『「履歴書」は印字、「職務経歴書」は手書き』と回答された方の理由
履歴書職種にもよるが、文字の丁寧さ・誤字脱字の有無などから、ある程度人柄や性格が読み取れると感じるから。
「その他」と回答された方の理由
署名は手書きが望ましい。
判読できればどちらでもよい。
Q4.履歴書や職務経歴書は、どのぐらいボリュームが好ましいですか?
A4 2枚程度:49%、特にこだわらない:20%、A4 1枚程度:10%、A4 3枚程度:9%、情報が多いほど良い:6%、A4 4枚程度:2%、その他:4%
その他の意見
募集職種に関連する経験が分かりやすく記載されているのであれば、こだわらない。
記入される情報量に見合った枚数。
全てA4の紙1枚で可、1枚に纏める能力も必要で評価の対象。
Q5.履歴書の写真は、どのような体裁が好ましいですか?
特にこだわらない:48%、証明写真(写真館での撮影 または スピード写真):38%、証明写真(写真館での撮影):6%、証明写真(スピード写真):4%、プリンター印刷:1%、その他:3%
その他の意見
写真も判断情報となるので、応募者の判断に任せたい。
プリンター印刷以外。
スナップ写真以外。
鮮明に写っていて本人だとわかれば良い。
Q6.職務経歴書は、どのような書き方が好ましいですか?
特にこだわらない:45%、編年体:45%、キャリア式:9%、その他:1%
その他の意見
応募者の判断に任せたい。
職務にあった形が良いと思います。
Q7.これまで、良い印象・悪い印象をもった書類があれば、どのようなものだったか教えてください。
良い印象を持った書類
当社の製品や業務情報に関して自分のキャリアがどう活かせるか整理していたので非常にわかりやすかった。
自分の考えをしっかりアピールしていたもの。字は汚くても誠意を感じられるもの。
重要事象をコンパクトにまとめた職務経歴書。情報の取捨がチキンと行えているものと思え、その後の面接での想定が出来ました。
画一的なものではなく、自分の個性をアピールしている書類や、見る相手を思って書かれている書類は、良い印象になる。
過去の実績を過大に書かないタイプは入社後に実力を発揮する場合が多い!
丁寧な挨拶状の添付。
悪い印象を持った書類
ポイントを絞りきらず、単調な表現となっているもの。
記入日付が古い。繰り返し使用している。履歴書写真をはりなおしている。汚い。
内容の無いもの、使い回しの書類。
テキストファイルの内容をコピペしたような書類は、非常に読みづらく、悪い印象となる。
職務経歴書内容でスキルや経験がわからないもの。ただの羅列的な記述や応募業務の経験が表記されていないもの。
パソコン作成で小さい字。
郵便料金不足で届いた応募書類。
Q8.応募者からの提出書類は、貴社内でどのぐらい保管しますか?
1ヶ月未満:25%、1~3ヶ月:22%、1年以上:19%、4~6ヶ月:11%、7ヶ月~1年:7%、その他:16%
「1ヶ月未満」と回答された方の理由
個人情報なので、採用に至らない場合は即消去。
長期保管していて、万が一何かトラブルがあったら困るので。
「1~3ヶ月」と回答された方の理由
履歴書を返してほしいと言ってくる人がたまにいるので。
一度選考から漏れた場合も数ヵ月後にスタッフの空きが出る可能性があるため。
「1年以上」と回答された方の理由
過去の応募者情報を確認することがあるため。
機密書類として2年保管し、その後処分という規則があるので。
データにて保管のため。
「4~6ヶ月」と回答された方の理由
一定期間保管しておかないと、返却要望が稀にあるので。
まとめて溶解処理をするため。
「7ヶ月~1年」と回答された方の理由
1年くらいは話題にでる可能性がある。
再応募に備えて。
「その他」と回答された方の理由
用済み後廃棄。
内定者=1年、選考落ち=一か月未満。
基本的に在職中は保管。
コピーをとり永久保存。
決めていない。
Q9.応募者に書類の返却を求められた場合、どのように対応していますか?
求められた場合は返す:56%、求められた場合も返さない(事前に伝えている):16%、求められた場合も返さない(事前に伝えていない):2%、その他:26%
その他の意見
採用者以外はすべて返却している。
不採用通知と共に全て返却。
求められなくても返却。
Q10.中途採用時の選考書類について、ご意見がございましたらお聞かせください。
中途採用の場合は、特にキャリア重視となるので、職務経歴書が重視されると思う。
応募者の心意気や、志望度合いがわかるので、応募者の選考書類は、第一印象を決める上で重要だと思います。
きちんと仕事ができる人はきちんとした体裁の選考書類を作成できるので、重要な判断材料である。
未経験職種に対する応募の場合、なぜ未経験なのに応募しようと思ったのかという志望理由が明確に書かれていないと、選考対象にしずらい。
会いたいと思わせるインパクトが必要。
前職について誇大に表現することは構わないのですが、在職期間や退職理由を明らかにウソをつく方がいるので、前職の履歴証明みたいなものがあると良い。なかなか難しいですが・・・。
会わない状態で判断する以上、限界があることは致し方ない。紹介会社のような第三者のコメントがないので。
今は面接で聞けない事が多すぎる。それらの詳細が記載できる推奨版のような履歴書があると良い。
求人サイトのwebレジュメはとても見づらいのですが、画面・印刷物ともにもう少し各応募者の比較ができやすい形になれば、履歴書は不要になるかもしれません。
個人の履歴書や職歴書をPDFでアップロードできると、Web履歴書と紙履歴書の2度手間がなくなって便利です。

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