入社時誓約書

入社誓約書とは

入社誓約書とは、内定者が企業の定めるルールや条件を遵守することを誓約する文書です。この書類には、入社後に従うべき服務規程や秘密保持、人事異動への同意などが含まれることが一般的です。内定者はこの書類に署名・押印することで、企業の規定に従うことを約束します。

入社誓約書の目的

・企業のルールを明確に伝える：服務規程や秘密保持義務など、従業員が守るべきルールを明確に示します。
・トラブルの防止：入社後のトラブルを未然に防ぐため、内定者と企業の認識を一致させます。
・法的な証拠としての役割：従業員が規則を守ることを約束した証拠として機能します。

入社誓約書の役割

入社誓約書の主な役割は、内定者と企業間での期待を明確にし、双方の認識を一致させることです。また、企業にとっては、従業員が業務上知り得た情報の秘密保持や、就業規則の遵守を保証する手段として機能します。

入社誓約書の具体的な役割
・服務規程の遵守を約束
入社誓約書には、企業の服務規程を遵守する旨が記載されます。これにより、従業員が企業のルールを理解し、守ることを約束します。

・秘密保持の確約
業務上知り得た情報を外部に漏らさないことを誓約させることで、企業の機密情報を保護します。

・人事異動への同意
企業の業務運営上必要な人事異動に同意する旨を記載することで、後々のトラブルを防ぎます。

・トラブル防止
入社前にルールを明確にすることで、入社後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな業務遂行を可能にします。

入社誓約書に記載すべき内容

入社誓約書には、以下の内容を記載するのが一般的です。

【必須項目】
作成年月日：誓約書を作成した日付
宛先：企業名および代表者名
誓約内容：服務規程の遵守、秘密保持、人事異動への同意など
署名・押印欄：内定者の署名と押印を求める欄
具体的な誓約内容の例
服務規程の遵守
「私は貴社の服務規程を遵守し、誠実に職務を遂行することを誓約いたします。」

秘密保持
「業務上知り得た情報を第三者に漏洩しないことを誓約いたします。」
人事異動への同意
「貴社の業務運営上必要な人事異動に従うことを誓約いたします。」
退職時の義務
「退職時には、貴社の所有物をすべて返却し、業務上知り得た情報を保持しないことを誓約いたします。」

【必要に応じて記載する項目】
競業避止義務：退職後一定期間、競合他社での勤務を制限する内容
損害賠償責任：故意または重大な過失による損害に対する責任
副業禁止：副業を行う場合の事前許可の必要性

入社誓約書に法的効力はある？

入社誓約書には一定の法的効力があります。ただし、以下の点に注意が必要です。

法的効力の範囲
公序良俗に反しない内容であること
誓約書の内容が公序良俗に反する場合、その部分は無効となります。

就業規則との整合性
誓約書の内容が就業規則と矛盾する場合、就業規則が優先されます。

合理性の確保
誓約内容が過度に従業員の権利を制限するものであれば、無効と判断される可能性があります。

内定承諾書との違い

入社誓約書と内定承諾書はしばしば混同されがちですが、その目的と内容には明確な違いがあります。

【種類 目的 内容】
・内定承諾書 内定を受け入れる意思の確認 内定を承諾し、入社する意思を示す文書
・入社誓約書 入社後のルール遵守の誓約 服務規程や秘密保持、人事異動への同意など
内定承諾書は入社の意思を確認するための書類であり、入社誓約書は入社後の職務遂行に関する約束を含む書類です。

入社誓約書作成時の注意点

記載内容の明確化
誓約内容が曖昧だと、後々のトラブルの原因になります。服務規程や秘密保持義務など、具体的かつ明確に記載しましょう。

就業規則との整合性
誓約書の内容が就業規則と矛盾しないように注意してください。就業規則を基に作成するのが望ましいです。

内定者への説明
誓約書の内容について、内定者に十分な説明を行い、納得した上で署名・押印を求めましょう。

フォーマットの統一
フォントやレイアウトに統一感を持たせ、信頼感を与える書類に仕上げましょう。

まとめ

入社誓約書は、内定者が企業のルールを遵守することを誓約する重要な書類です。記載内容や作成時の注意点を押さえ、トラブルを未然に防ぐために活用しましょう。

中小企業の人事担当者は、入社誓約書のテンプレートを活用し、効率的かつ正確に作成・運用することをおすすめします。また、内定者とのコミュニケーションを密にし、入社後のスムーズな業務遂行につなげてください。

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