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BPOとはなんですか?
毎冬、人事部では年末調整や賞与支給の業務が立て込むため、外部の力を借りたいと考えています。検討する中で、BPO(Business Process Outsourcing)という言葉を見かけたのですが、意味を教えてください。
BPOとは、自社の業務プロセスを、外部の専門企業や子会社に委託することです。
BPOとは、「Business Process Outsourcing」の略。従来のアウトソーシングサービスのような「業務タスクの一部の委託」ではなく、「業務プロセス」、たとえば経理業務の全プロセスや、コールセンター自体の運営全てを、一括して委託できるサービスです。

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BPOの業務領域
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委託できる業務領域は様々です。自社や自部門のコアな業務は残し、他は外に出すなど、目的に合わせて利用されています。

たとえば、営業部や、テレアポ・コールセンター運営、システム設計・開発などのBPOがあります。人事部門関連のBPOは以下のようなものがあります。

・給与管理(給与・手当・賞与・税金・振込)」
・社会保険管理(資格取得/喪失・給付・納付等)
・年末調整
・勤怠管理
・福利厚生管理(社宅/寮・財形・生保・慶弔・融資)
・人事システム保守
・退職者支援(アウトプレースメント)
・採用管理(新卒・中途・アルバイト)

ご質問の場合のように賞与や給与計算が立て込む時期の利用や、新卒採用などの繁忙期、決算期など、時期に合わせて利用されることもあります。

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BPO導入のメリット
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・コストの削減
BPOを導入することで、人件費やオフィス賃料、使用システムの利用費・開発費などの固定費を、委託費用として変動費化することが可能となり、コスト削減につなげやすくなります。

・業務改善や、スピードの向上
業務のプロセス一式を外部に委託することで、社内の業務効率の改善や見直しが進みます。また、社内で特化すべき業務に集中できるようになるためスピードの向上ににつながります。

・コア業務に集中できる
例えば、営業の業務で見ると、売上に直結しないアフターサポートなどの業務プロセスを丸ごと外部に委託することで、売上に直結するコア業務に集中できます。

・セキュリティ対策
セキュリティ強化のためにシステムを導入することや、社員教育を実施することなく、BPO導入がセキュリティ対策になります。BPOの事業者は、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)やプライバシーマークを持っている場合も多く、コストや手間をかけずにセキュリティ強化ができます。

・グローバル化への対応
支社、拠点の海外進出などの際、各国の法律に準拠した会計業務の実施が必要になります。ノウハウがない、自社で新たな業務プロセス設計を行うことが難しい場合は、専門のBPOサービス活用が有効です。

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BPO導入のデメリット
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・業務ノウハウの蓄積が困難
社内業務を一括で委託することは、メリットが多い反面、社内において該当業務のノウハウ蓄積が困難になります。仮にBPOを継続しない、再び自社内に業務を戻したいという状況になったとしたら、誰も業務のことがわからず、ゼロからノウハウを再構築する手間が発生します。

・業務が滞る可能性がある
業務を委託しきるまでには時間がかかる場合もあり、その間にトラブルなどが起きると、責任の範疇やルールの隙間部分で判断が遅くなり、業務が滞る可能性があります。

完全に委託が完了し、外部の専門会社に運用まで全て任せた場合でも、想定外の事態が起きた場合には業務遂行に支障をきたすことがありえます。

・情報漏洩のリスク
近年増える情報漏洩のリスク。特に個人情報は委託先だけではなく、再委託先から情報漏洩したという事件もありました。ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)やプライバシーマークを持っている企業の選定や、契約時の再委託先に関する確認も必要でしょう。
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