辞退・ドタキャンの要因から考える対策！７つの鉄則！
1600人の求職者へのアンケートから、面接前の辞退が起きる要因が見えてきました。本特集の最後では、今日からでも企業側で遂行可能な「辞退対策」となる7つの鉄則をご紹介します。
鉄則①求職者からの質問には、可能な限り事前に答える！
応募後に再考し、希望と異なると判断する求職者。改めて自身の希望と、求人要件を照らしわせた際に、不安や、そもそも違ったかも、と辞退するパターンへの対策としては、書類選考時や途中段階でも応募者とメール等でコミュニケーションを取り、質問への回答や齟齬を埋めていくことが有効です！単純に、企業から質問への回答を得られるだけでも、面接に行く意欲が高まります。
企業側でも、「質問のやりとりを繰り返した応募者ほど、辞退しない」というコメントがあり、志望意欲を徐々に高めることができます。
鉄則②スカウトメールは精度を高めて！画一的なメールは逆効果も！
希望と違うスカウトメールは、もらった応募者の気持ちを大きく削ぐことが結果として見て取れます。レジュメの希望の勤務条件や勤務地、業界、職種などを、きちんと読み込んだ上で、精度の高いスカウトメールを打つことが何よりも重要です。また、対象者の広いスカウトメールの場合、どうしても画一的なメール文面になりがちです。
誰にでも送っているメールと捉えられるのではなく、1対1で送られたメールのような内容にして送ることも重要です！
鉄則③選考スピードは可能な限り迅速に！
現時点での有効求人倍率の下、応募者は多くの会社に応募をしています。企業の採用活動が増える年度末などは、採用競合の存在を強く意識して、他社に先んじて選考を進めることが重要になります。そのために、まずは可能な限り早い連絡をしましょう。「書類選考通過」「面接日程の打診」が早いほど、好感度は向上します。
選考プロセスがどうしても遅くなりがちな企業は、機会損失をしている可能性も。自社の選考プロセスを見直し、応募者の予定を押さえていきましょう。
鉄則④企業の顔として、マナーを守ったメール・電話対応を！
「上から目線の電話が企業からかかってきた」「横柄なメールだった」など、企業が意図していない部分で、印象が下がっている可能性があります。特に、初めて貰ったメールの感じが悪いと、応募者の気持ちは簡単に不満に傾いてしまうことが、調査結果のコメントに散見されます。メールの誤字脱字すら、「この担当者は大丈夫かと不安になる」というコメントも。ぜひ、企業の顔としてマナーを守った対応を！
鉄則⑤応募者への連絡時間は、深夜・休日をできるだけ避けましょう！
応募者への連絡はスピードが重要、とは先程鉄則③に書いたとおり。しかし、応募者へ連絡を急ぐあまり、メールの送信が深夜や休日に…。これが却って、応募者の不安を煽ることになります。企業の労務も司る人事担当者が、深夜・休日に働いているということは、ブラック企業なのでは？そんな疑惑を持つ応募者も。余裕を持って平日の昼間の時間帯での連絡を心がけましょう。
鉄則⑥面接日程は、応募者の事情を考慮し、複数提示！
中には、「明日、面接に来て！」と一方的に日程を押し付ける企業があるそうです。在職中の応募者からは圧倒的に不満をもたれるのが、この面接日程の押し付け。面接担当者が少ない場合は、日程の調整が大変な場合がありますが、応募者が調整しやすいよう、複数日程の提示を行ないましょう。また、土日祝日での面接提示は、さらに応募者の選択の幅が広がり、辞退対策につながります。
鉄則⑦面接前日の最終連絡！辞退の可能性も確認！
7つの鉄則。最後は、多くの人事担当者が実施している「前日の最終連絡」。前日にメールした際に、反応がない場合は翌日キャンセルの可能性を考える。前日に電話した際、明るい声で応募者が対応してくれたか、してくれなかったかで志望度もわかるという人事からのコメントもあり、これは試すべき鉄則です。
最悪、この連絡のタイミングで「実は…辞退したいのですが」と言われることもあるそうですが、当日ドタキャン・すっぽかしによってやきもきする手間も省けるという効果も。ぜひ試して頂きたい内容です。
エン 人事のミカタ 編集長 手塚伸弥
面接前の辞退を減らすことが、採用成功の第一歩。応募者をいかに逃さないか、選考に繋げるかは、まさに人事担当者の腕の見せ所と言って過言ではないでしょう。本特集でご紹介した7つの鉄則を参考に、自社の選考プロセスの見直しや、対策をご検討頂ければ幸いです。
