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退職証明書とは、従業員が会社を退職した事実を証明する書類です。退職者が請求した場合、会社は遅滞なく発行する義務があります。この書類は、転職先での手続きや、国民健康保険・国民年金への加入手続きなどで必要となることがあります。
・退職証明書の法的根拠
退職証明書の発行義務は、労働基準法第22条に基づいています。この法律では、退職者からの請求があれば、会社は速やかに退職証明書を発行しなければならないと定められています。
退職証明書には、以下の内容を記載するのが一般的です。ただし、退職者が特定の項目のみを記載するよう求めた場合、その希望に応じる必要があります。
記載事項
1. 勤務期間
- 入社日と退職日を記載します。
2. 業務内容
- 担当していた業務内容を簡潔に記載します。
3. 地位
- 退職時の役職や職種を記載します。
4. 退職理由
- 退職理由を記載します。解雇の場合は、その理由も明記します。
5. 賃金
- 退職時の賃金額を記載します。
6. その他
- 会社が必要と認める事項を記載することも可能です。
請求方法
退職証明書は、退職者からの請求があれば発行する義務があります。請求は、退職後でも可能です。
発行手続き
1. 請求の受理
- 退職者からの請求を受け付けます。口頭でも書面でも構いませんが、記録を残すために書面での請求を推奨します。
2. 内容の確認
- 退職者が希望する記載内容を確認します。特定の項目のみを記載する場合は、その希望に従います。
3. 書類の作成
- 退職証明書を作成します。テンプレートを活用すると効率的です。
4. 発行と交付
- 作成した退職証明書を退職者に交付します。郵送する場合は、追跡可能な方法を利用すると安心です。
発行期限
退職証明書は、退職後2年間は発行義務があります。請求があった場合は、遅滞なく発行する必要があります。
罰則
退職証明書の発行を拒否した場合、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
退職証明書と離職票は、いずれも退職に関連する書類ですが、その目的や使用用途が異なります。
| 項目 | 退職証明書 | 離職票 |
| 目的 | 退職した事実を証明する | 失業給付の手続きに必要 |
| 使用用途 | 転職先での手続き、国民健康保険・年金の加入 | ハローワークでの失業給付の申請 |
| 発行義務 | 退職者の請求があれば発行義務あり | 退職者が希望する場合に発行義務あり |
| 提出先 | 転職先、自治体など | ハローワーク |
退職証明書は、転職先や自治体での手続きに使用されることが多い一方、離職票は失業給付を受けるために必要な書類です。
記載内容の正確性
- 記載内容に誤りがあると、退職者に迷惑をかけるだけでなく、会社の信頼を損なう可能性があります。特に、勤務期間や退職理由は正確に記載しましょう。
退職理由の記載
- 解雇の場合は、その理由を具体的に記載する必要があります。一方、自己都合退職の場合は「一身上の都合」と記載するのが一般的です。
発行の迅速化
- 請求を受けたら、速やかに発行することが求められます。遅延が発生すると、退職者とのトラブルにつながる可能性があります。
保管期間の確認
- 退職証明書の発行義務は退職後2年間です。この期間を過ぎた場合、発行義務はなくなりますが、記録として保管しておくことをおすすめします。
退職証明書は、退職者が会社を退職した事実を証明する重要な書類です。会社は、退職者からの請求があれば、遅滞なく発行する義務があります。記載内容や発行手続きに注意し、法令を遵守した対応を心がけましょう。
中小企業の人事担当者は、退職証明書のテンプレートを活用し、効率的かつ正確に作成・発行することをおすすめします。また、退職者との円滑なコミュニケーションを図り、トラブルを未然に防ぐことが重要です。
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