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入社承諾書とは、採用選考の結果、内定通知を出した応募者に入社の意思を確認するための書類です。内定者に署名・捺印をもらい、提出を受けることで、入社の意思を明確にする役割を果たします。
入社意思の確認：応募者が正式に入社する意思を示す書類として機能します。
内定辞退の防止：書面で意思を確認することで、辞退者を減らす効果が期待できます。
トラブルの防止：労働条件や内定取り消し事由を明記することで、後々のトラブルを防ぐことができます。
入社承諾書には、以下の項目を記載するのが一般的です。
【必ず記載すべき項目】
●作成年月日：承諾書を作成した日付
●入社年月日：内定者が実際に入社する予定日
●題名：入社承諾書と明記
●企業名：自社の正式社名
●代表者名：社長名を正式な肩書で記載
●入社承諾の意思を伝える文言：例「私は貴社の内定を承諾し、入社することを誓約いたします。」
●内定者の署名捺印欄：日付、署名、捺印欄
【必要に応じて記載すべき項目】
●返送期限：内定の有効期限を設定する場合
●契約条件：給与、勤務地、業務内容など
●異議申し立ての不可：内定取り消し事由に該当した場合、異議を申し立てない旨
●正当な理由なく入社を拒否しない旨
●住所変更時の連絡義務
●身元保証人の署名捺印
記載内容が曖昧だとトラブルの原因になります。一方で、内容を盛り込みすぎると内定者が躊躇する可能性もあるため、バランスを考慮して作成しましょう。
【発行タイミング】
入社承諾書は、内定通知を出すタイミングで同時に発行するのが一般的です。内定通知後、1週間から1カ月程度の期間内で提出を求めるようにしましょう。
【注意点】
・記入例の同封：内定者が記入に迷わないよう、記入例を同封しましょう。
・誤記の防止：入社日や契約条件に誤記がないか確認してください。
フォーマットの統一：フォントやレイアウトに統一感を持たせ、信頼感を与えましょう。
＜h2>入社承諾書の法的拘束力と内定辞退の可否</h2>
【法的拘束力の有無】
入社承諾書は、内定者の入社意思を確認するための書類であり、労働契約そのものを定める書類ではありません。そのため、内定者が入社承諾書を提出した後でも、辞退することは可能です。
【内定辞退の可否】
憲法22条で職業選択の自由が保障されているため、内定者は入社日の2週間前までであれば辞退が可能です（民法627条1項）。ただし、辞退が入社直前になると企業に迷惑をかけるため、早めに意思を伝えるよう促しましょう。
【入社日の誤記】
入社日に誤記があると、内定者が予定日に出社しない事態が発生する可能性があります。記載内容を必ず確認し、誤記があれば訂正を依頼しましょう。
【契約条件の不明瞭さ】
勤務地や給与などの条件が不明瞭だとトラブルの原因になります。労働条件通知書と併せて提示するのが望ましいです。
【署名や日付の抜け】
内定者の署名や日付が抜けていると、入社意思の確認が不十分になります。記入漏れがないよう、記入例を同封しておきましょう。
入社承諾書は、内定者の入社意思を確認し、内定辞退を防ぐための重要な書類です。記載内容や発行タイミングに注意し、トラブルを防ぐための工夫を行いましょう。
中小企業の人事担当者は、入社承諾書のテンプレートを活用し、効率的かつ正確に作成・送付することをおすすめします。また、内定者とのコミュニケーションを密にし、入社意欲を高める取り組みも併せて行いましょう。
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