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●認識のズレを防ぐ：電話やメールでは言い間違いや聞き間違いが発生する可能性がありますが、書面であればそのリスクを回避できます。
●応募者に安心感を与える：書面で採用を通知することで、応募者は採用の事実を実感し、他社の選考を辞退するきっかけとなる場合もあります。
●優秀な人材を確保する：採用内定通知書を速やかに送付することで、他社に人材を取られるリスクを軽減できます。
採用内定通知書の発行は法律で義務付けられているわけではありませんが、採用活動を円滑に進めるために非常に有効な手段です。
採用内定通知書には、以下の内容を記載するのが一般的です。
・発行日：採用内定通知書を作成した日付
・宛名：応募者の氏名
・差出人：企業名および担当者名（代表取締役や人事担当者）
・書面のタイトル：「採用内定通知書」と明記
・挨拶文：応募者への感謝や選考への参加に対するお礼
・採用の通知：採用が決定した旨を明記
・入社予定日：事前に話し合った日付や企業側の希望日
・入社手続きの案内：必要書類や手続きの詳細
・連絡先：問い合わせ窓口となる人事担当者の連絡先
これらの項目を記載することで、応募者に安心感を与え、入社準備をスムーズに進めることができます。
採用内定通知書を送付する際には、以下の点に注意してください。
＜送付時期＞
採用内定通知書は、最終面接後1週間以内に送付するのが望ましいです。通知が遅れると、応募者の入社意欲が低下し、他社に流れてしまう可能性があります。
＜送付方法＞
採用内定通知書は、追跡サービスのある郵送方法（例：書留郵便）で送付するのが一般的です。普通郵便では紛失のリスクがあるため、注意が必要です。また、メールで送付する場合は、事前に電話で連絡を入れると丁寧な印象を与えられます。
＜押印の有無＞
採用内定通知書に企業側の押印がない場合でも書類としては有効ですが、押印を行うことで正式な書類であることを証明できます。応募者に署名・押印を求める場合は、企業側も押印を行うのが一般的なマナーです。
＜誤字脱字の確認＞
採用内定通知書を送付する前に、宛名や本文に誤字脱字がないかを必ず確認しましょう。特に応募者の名前を間違えるのは非常に失礼にあたるため、細心の注意を払ってください。
採用内定通知書は、応募者に採用の意思を伝えるための書類であり、交付した時点で労働契約が成立する可能性があります。そのため、採用内定通知書を発行した後に一方的に取り消すことは難しい場合があります。
＜内定取消が認められるケース＞
・応募者が経歴を詐称していた場合
・入社日までに必要な資格を取得できなかった場合
・応募者が重大な規律違反を犯した場合
採用内定通知書や内定通知書には、内定取消の事由を明記しておくことで、万が一のトラブルを防ぐことができます。
採用内定通知書は、企業が応募者に対して採用の意思を正式に伝える重要な書類です。記載内容や送付方法に注意し、応募者に安心感を与えることで、優秀な人材を確保することができます。
中小企業の人事担当者は、採用内定通知書のテンプレートを活用しながら、効率的かつ正確に作成・送付を行いましょう。また、採用内定通知書の発行後は内定者とのコミュニケーションを密にし、スムーズな入社手続きにつなげてください。
【Word版】採用内定通知書テンプレート
採用内定通知書のテンプレートを無料でダウンロードできます。自社用にカスタマイズしてご活用ください。
