ココがポイント！
- 書類選考・一次面接・二次面接のメール返信テンプレート
- 内定通知・辞退対応他のメール返信テンプレート
- 応募者対応のコツ、ポイント集
書類選考・一次面接・二次面接のメール返信テンプレート
時短につながるメールテンプレートをぜひご活用ください。
▼応募の受付メール（文面例）
状況
すぐに対応できない場合でも、受け付けた旨を伝えましょう
件名
お礼｜ご応募いただきありがとうございます(採用担当者名/株式会社●●)
本文
●●様
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考に関する今後のご連絡については、
【●営業日以内】にお知らせ致します。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちください。
何かご不明点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
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▼1次面接の日程調整メール（文面例）
状況
書類選考通過者に、候補日時を送りつつ、希望日程も聞きます。
件名
【書類選考通過のご連絡】1次面接のご案内(採用担当者名/株式会社●●)
本文
●●様
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
いただいたレジェメをもとに選考を行った結果、●●様には、
ぜひ次の1次面接に進んでいただきたいと考えております。
一次面接は当社へご来社いただいての面接になります。
面接当日は相互理解を深められる機会にできればと考えております。
今後どのような働き方をしていきたいのかお聞かせください
●●様のご希望を考慮し、日程調整いたしますので、
お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。
面接では質問のお時間も確保いたしますので、
気になることがあれば何なりとお聞きくださいませ。
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１．一次面接のご案内 ※30~60分を予定しています。
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候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
［以下、希望日程返信用フォーマット］
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［第一希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間
［第二希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間
［第三希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
何かご不明点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
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▼2次面接の日程調整メール（文面例）
件名
【1次面接通過のご連絡】次回選考のご案内(採用担当者名/株式会社●●)
本文
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
先日は、ご来社いただきありがとうございました。
選考の結果、●●様には、ぜひ次の選考に進んでいただきたいと考えております。
面接を担当するのは（●●）になりますが、1次面接でお話いただいた思いを
変わらずお話しいただけますと幸いです。
●●様のご希望を考慮し、日程調整致しますので、
お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。
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１．一次面接のご案内 ※30~60分を予定しています。
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候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間
［第二希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間
［第三希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
何かご不明点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
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内定通知・辞退対応他のメール返信テンプレート
▼内定通知メール（文面例）
件名
【選考結果について】今後の進め方(採用担当者名/株式会社●●)
本文
●●様
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
先日は弊社の面接のお時間をいただきありがとうございました。
ご提出いただいた履歴書と適性テストの結果も踏まえて慎重に選考いたしました結果、
「内定」となりました。おめでとうございます！
このまま入社をご希望される場合は、その旨のご返信と、併せて条件面についてお話したいので、一度ご来社いただけますでしょうか？
以下の候補日よりなるべく幅広くご返信にていただけますと幸いです。
ご返信は●月●日（●）までにいただけますと幸いです。
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面談のご案内
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候補日時）
●月●日（●） ●：●-●:●の間/●：●-●:●の間/●：●-●:●の間
●月●日（●） ●：●-●:●の間/●：●-●:●の間/●：●-●:●の間
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］ ●月 ●日（●）●●時 ～ ●●時 の間
［第二希望］ ●月 ●日（●）●●時 ～ ●●時 の間
［第三希望］ ●月 ●日（●）●●時 ～ ●●時 の間
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お持ち物：●●
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場所：●●
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お返事をお待ちしております。よろしくお願い致します。
●●様と一緒に働けることを楽しみにしています。
※お電話いただく際は以下の連絡先へお願いいたします。
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
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▼内定辞退された時の承諾メール（文面例）
状況
内定辞退は辛いと思います。それでも、丁寧な対応を心がけましょう。
本文
●●様
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度はご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。
この度は、数ある求人の中から弊社へご応募・選考いただきありがとうございました。
弊社としても誠に残念ではございますが、ご辞退されるとのことで承知致しました。
●●様の今後のご活躍を応援しております。
なお、これまでお預かりしました履歴書等は
当社にて責任を持って破棄致しますので、何卒ご了承ください。
ご連絡改めてお礼を申し上げるとともに、
今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
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▼応募者からの質問への対応メール（文面例）
状況
求職者から提出した書類の返送を求められた際に利用します。
本文
●●様
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
ご連絡いただきありがとうございます。
ご質問いただいております、選考の際にお送りいただいた書類については、
大変申し訳ありませんが、書類の返送は行っておりません。
当社にて責任を持って破棄致しますので、ご了承いただけますと幸いです。
お忙しい中、大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
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応募者対応のコツ、ポイント
応募者対応はスピード重視
応募者の多くは、普段の仕事と転職活動を並行して行ない、複数社に応募しています。先に連絡をくれた企業と、日程の調整を進めてしまうこともあり、ぜひ会いたいだと思った方が別の会社に決まってしまうことが無いよう、スピード対応（できれば応募者からの連絡には数時間以内、遅くとも24時間以内に連絡）をしていきましょう。
対応時間を決めましょう
応募した会社から夜の24時に連絡が来たら、求職者も不安になるかもしれません。あまりにも早い・遅い時間帯の連絡は避けるようにしましょう。
採用スケジュールを決めましょう
応募者対応を素早く行うためにも、最適な採用スケジュールで進めていきましょう。採用するのにオススメのタイミングは、時間的な余裕がある時期をおすすめしています。
代理の担当者を決めましょう
応募者対応では、主担当の方だけがメール対応をする場合、すぐに対応できないこともありえます。そんな時のために、代理で応募者対応をする方を決めましょう。
対応方法を決める＆社内に共有する
応募が来てから何日以内に判断するか？面接は対面でやるのか・webでやるのか？面接のあとはどれくらいで合否を出すのか？自分が離席中に電話が来た際の社内の対応方法…など選考の流れや、進め方、自分以外の方の応募者への対応方法は整理し、社内に共有しましょう。
エン・ジャパンが提供する
