業務の「困った」をスッキリ解決! 人事労務Q & A
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人事労務に関するご質問に、エン事務局がお答えします。

Q

休職中の社員のメール、開封していい?

休職中の社員が担当するお客様から、業務の依頼メールで、この社員のみに送られていました。社員個人のプライバシーを考慮し、この社員のEメールは確認していなかった結果、大きなクレームに。休職中の社員に届くEメールを会社が開封することに問題はないのでしょうか?問題を回避できるような規程を設ければ(休職者に限るなど)、開封できますか?

A

会社が公式に貸与したアカウント(メールアドレス)は、
業務内での使用を前提に社員に貸与をしていますので、
会社が開封すること自体には問題はありません。

就業規則等の服務規律内で会社が貸与した情報機器
(アカウント)の私的利用を禁止し、また定期・不定期に
モニタリングを実施するなどの規定、周知をしておくことで
プライバシー等の問題は回避できると考えます。

また、社員が休職(または退職)する場合、当該社員宛に
メールが届く可能性は十分予期できることですので、
「後任の担当者のメールアドレスに転送設定をする」といった
社内ルールを整備することもご検討ください。

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