賃金台帳

賃金台帳とは

賃金台帳は、従業員に支払う給与の支払い状況や勤務時間を記録する帳簿です。労働基準法で定められている「法定三帳簿」の一つであり、従業員を雇用するすべての企業（事業所）に作成・保管が義務付けられています。

【法定三帳簿とは】
労働者名簿：従業員の基本情報を記載した名簿
賃金台帳：給与の支払い状況や勤務時間を記録した帳簿
出勤簿：出勤状況や勤務時間を記録した帳簿（タイムカードなど）

賃金台帳は、正社員、契約社員、アルバイト、パート、短期雇用労働者など、雇用形態に関係なく、すべての従業員を対象に作成する必要があります。また、複数の事業所がある場合は、事業所ごとに作成が必要です。

賃金台帳と給与明細の違い

賃金台帳と給与明細は、記載内容が一部重複するものの、目的や法的な位置づけが異なります。

・項目 賃金台帳 給与明細
・目的 企業が給与支払い状況を記録・保管するため 従業員に給与の内訳を通知するため
・法的根拠 労働基準法 所得税法
・記載内容 勤務時間、時間外勤務、基本給、手当、控除額など 基本給、手当、控除額、振込額など
・保管義務 5年間（当分の間は3年間） 保管義務なし

賃金台帳は企業が作成・保管する帳簿であり、給与明細は従業員に交付する書類です。両者の違いを理解し、適切に管理しましょう。

賃金台帳に記載すべき項目

賃金台帳には、以下の項目を正確に記載する必要があります。

【必須記載項目】
・従業員の名前と性別
賃金台帳が誰のものであるかを明確にするため、名前と性別を記載します。
社員番号を設定している場合は、併せて記載すると管理が容易です。
・賃金の計算期間
給与計算の対象期間を記載します。
例：月末締めの場合「2023年11月1日～11月30日」
・勤務日数と勤務時間数
実際に勤務した日数と時間、有給休暇の取得分も含めて記載します。
・時間外勤務時間数
法定勤務時間（1日8時間、週40時間）を超えた勤務時間を記載します。
・深夜・休日勤務時間数
深夜勤務（午後10時～午前5時）や休日出勤の時間を記載します。
・基本給や手当の種類とその額
基本給、残業手当、通勤手当、役職手当などを項目ごとに記載します。
・税金や保険の控除項目とその額
所得税、住民税、社会保険料などの控除額を記載します。

賃金台帳の作成方法

賃金台帳は、以下の方法で作成することができます。

・テンプレートを使用
本のページから賃金台帳のテンプレートをダウンロードできます。
・表計算ソフトを使用
Excelなどの表計算ソフトを使用して、自社独自のテンプレートを作成することも可能です。従業員ごとや年度ごとに管理しやすい形式にカスタマイズできます。
・会計ソフトを使用
会計ソフトを利用すれば、賃金台帳の作成だけでなく、給与計算や帳簿管理を一元化できます。法改正にも対応しているため、業務の効率化につながります。

賃金台帳の保管期間と保管方法

【保管期間】
2020年の改正労働基準法により、賃金台帳の保管期間は3年から5年に延長されました。ただし、当分の間は経過措置として3年が適用されています。

【保管方法】
賃金台帳は紙媒体でも電子媒体でも保管可能です。ただし、電子保存の場合は以下の条件を満たす必要があります。

・画面に表示し、印刷できる
・労働基準監督官の臨検時にすぐに提出できる
・消去や書き換えが防止されている
・長期間保存できる
電子保存はコスト削減につながりますが、セキュリティ対策を徹底しましょう。

賃金台帳に関する注意点と罰則

・注意点
記載項目の不足：記載漏れがあると、労働基準監督署から是正勧告を受ける可能性があります。
不正確な記載：勤務時間や控除額が正確でない場合、トラブルの原因になります。
保管方法の不備：電子保存の場合、要件を満たしていないと違反とみなされることがあります。

・罰則
賃金台帳の作成や保管が法令に違反している場合、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。特に、故意や是正勧告に従わない場合は厳しく対処されます。

まとめ

賃金台帳は、従業員を雇用するすべての企業に作成・保管が義務付けられている重要な帳簿です。記載項目や保管方法を正確に守り、法令に準拠した管理を行いましょう。

中小企業の人事担当者は、厚生労働省のテンプレートや会計ソフトを活用し、効率的に賃金台帳を作成・保管することをおすすめします。正確な賃金台帳の管理は、労務トラブルの防止や企業の信頼向上につながります。

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