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社員に戸籍謄本などを提出させるのは個人情報保護法的に問題ですか?
新入社員に、身元保証書に係る「保証人の印鑑証明」や、本人の「戸籍謄本」などを提出させるのは、個人情報保護法上、問題となりますか?また、住宅費補助に係る提出書類として、名義が分かる契約書類と、さらに一戸建ての場合には売買契約書も提出する規定になっているのですが、これも問題とならないのでしょうか?社員名簿作成という名目で、経営者が社員の家族構成、家族の生年月日、勤務先を調査するよう言われたのですが、これも個人情報保護法にひっかかりませんか?
現在、提出させたい上層部と、それに反対する総務とでもめています。
もしアメリカだったら、どれもこれも訴訟に発展しそうですね。お尋ねの件は、いずれも違法性はありませんが、お見受けする限り情報収集の妥当性もありません。ですので、本人が提出を拒否しても、それに対して不利益となるような対応は取れません。

また、個人情報保護法の観点からみると、いずれの提出書類も、その情報の必要性と収集の妥当性を明確にし、本人にもそのことを説明した上で収集する必要があります。家族の生年月日や勤務先といった情報も同じくです。

特に戸籍謄本の取り扱いには注意が必要です。入社前に提出を求めることは絶対にできませんが、入社後であれば、もし本当にその情報の必要性があればそのときに限って提出を求めることができます。例えば、労働者の権利義務確認のために必要な時点(冠婚葬祭等特別給付があるとき等)に、本人にその内容・目的を十分説明のうえ提出を求め、確認後速やかに返却するようにします。入社後であっても画一的に提出を求めることは不適切です。

危機管理としてリスクを回避するメリットも確かにあるとは思いますが、方や、社員からすると「自分たちを信用していない会社」との印象は避けらないでしょう。どちらを取るのか、どのような組織・風土を目指すのかについて、上層部の方々とぜひ話し合っていただければと思います。
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