【履歴書】応募者から取得した書類の保管期間と破棄方法を教えてください。

書類選考や面接をしたが採用に至らなかった者の履歴書や職務経歴書は、こちらで保管し最終的には破棄しています。いつまで保管していいのか、また破棄するにいたってのマニュアルなど簡単に教えていただけますか？個人情報保護の観点から見直しをしたいと考えております。

中途採用の場合の書類の保管期間は、一般的には6ヶ月程度と定めていらっしゃるところが多いようです。採用活動の終了という期間を考えますと、短か目であれば3ヶ月、長くて1年というところかと思いますが、1年とすると、その期間であることの説明に若干苦戦しそうです。

また、破棄については、いつ誰がどのような方法でどの範囲の情報破棄を行うかということが明記され、実施後に上司または個人情報管理責任者の確認印を取る、というプロセスがあるといいでしょう。

応募書類の破棄については、応募者に事前に「応募書類は返却しない。一定期間をもって破棄する」ということをきっちり伝えておくことが肝心です。中には返却を依頼してくる応募者もいらっしゃり、ここで書類がないために返却できないと、トラブルになりがちです。
また、「返却しない」と言ってあっても返して欲しいと言う応募者には、書類があれば返した方が事なきを得ます。