社員が接待費で合コン！？それって業務ですか？

前提として合コンが「業務の範囲内となり得るか」について、
会社の業種や業態によって業務の内容も異なりますので、
最終的には会社の判断となります。

上記の判断基準として、
「事前に会社の指示があったか」
「事前に会社の承認を得ていたか」
「合コンを開催することに、合理的な理由があるか」
「費用対効果が業務に影響あるものとして認められるか」などが挙げられます。

類似の前例や社内規程なども含め、総合的に判断したうえで、
「業務の範囲内／外」の判断をすることになります。

また、ご質問の内容から判断すると、ただちに横領での「懲戒処分」を
おこなうのは難しいと考えられます。

労働契約法第15条に、使用者が労働者を懲戒することができる場合であっても、
その懲戒が「誰が見ても処分は仕方がないと認められない場合」には、
権利の濫用に該当するので、「無効」になると定めています。

懲戒処分は、

(1)就業規則に、処分対象の行為、内容を明記してあること
(2)過去に同じようなことがあった場合、先に行われた処分と同一にすること
(3)事件の背景や経緯、情状酌量等の事情を考慮すること
(4)事実関係を把握するため十分な調査と本人に弁明の機会を与えたうえで
就業規則に基づく処罰委員会等の討議など、厳正な手続を踏むこと

など、これらの原則に基づいて判断していかなければなりません。

まずは、接待交際費が認められる「業務の範囲」や「申請時期」「目的」「手
段」などを明確にしたうえで、不正に精算した額の返還を求めてみては
いかがでしょうか。