応募の際に出してもらった履歴書は、返却する必要はありますか？

応募書類は必ずしも返却する必要はありませんが、返却を行わない場合には、あらかじめその事を応募者に明示して了解を得ておく必要があります。

具体的には、募集要項の中に記載する方法と、面接時に口頭で伝える方法があるかと思います。応募書類はどちらかと言うと返却されることが一般的であるため、返却しない場合には必ず断りを入れておかないと、後々応募者とトラブルになる可能性もあるので、要注意です。

また、本人に返却しない場合には、社内での取り扱いについては、厳重に管理してください。一定の保存期間をもって廃棄処分されるかと思いますが、その期間や廃棄方法、廃棄の確認など、一連の手続きをマニュアル化し、例え担当者が代わっても、管理にモレのないようにしておきたいところです。

個人情報流出で事件になるものの多くは、実は内部の人間によるものです。魔が差しにくい仕組みを作っておくことで、防げる事故もあります。

個人情報の取り扱いについては、各方面からの関心が高まっているときでもありますので、くれぐれもご留意ください。