人事部門独自の「AI活用ガイドライン」を作る際のポイントは？

全社的なAI利用ルールは存在しますが、機密性の高い情報を扱う人事部としては、それだけでは不十分だと感じています。メンバーの業務効率を落とさず、かつ情報漏洩を完璧に防ぐ『人事専用のガイドライン』には何を盛り込むべきですか？

人事専用のガイドラインでは、抽象的な表現を避け、徹底的に禁止事項等を「具体化」することがポイントです。

人事が扱う情報は、評価、給与、健康状態、採用の合否など、個人のプライバシーに直結するものばかりです。全社的なガイドラインだけでは、「人事ならではの落とし穴」をカバーしきれない可能性があるため、部門独自の明確なルール（行動規範）を定めると良いでしょう。

ガイドライン策定の際、重要なのは抽象的な表現を避け、徹底的に「具体化」することです。例えば、「個人情報は入力禁止」と書くだけでなく、「氏名、具体的な日時、現職の会社名、面接での評価コメント、退職理由などは入力禁止」と具体例を並べます。

また、単に「禁止」するだけでなく、「AIに推敲させたい場合は、個人名を [候補者A]、社名を [甲社] に置換して入力すること」といったように、安全に業務を行うための「代替手順（マスキング）」をセットで記載してください。

ルールを作った後は、人事や担当するメンバー全員を集めて勉強会を実施し、なぜこのルールが必要なのか（漏洩時の法的リスクや社会的信用の失墜）を腹落ちさせることが大切です。定期的に利用状況のセルフチェックを行い、安全な活用を形骸化させない運用を心掛けましょう。