業務情報を読み込ませて、生成AIに相談する社員にどう対応すべき？

「効率化して何が悪いんですか？」と悪びれない若手社員。顧客名が含まれた議事録や未発表の企画書を安易にChatGPT等の無料版に入力しており、情報漏洩のリスクに青ざめる毎日です。

頭ごなしに禁止してやる気を削ぎたくはないものの、会社を守るためにどう教育し、ルールを設けるべきでしょうか。

昨今、業務効率化のために生成AIを利用する社員が増えていますが、安易な利用は重大なセキュリティリスクを伴います。多くの無料AIサービスでは、入力データがAIの学習に再利用される設定となっており、他者の回答として自社の機密情報が出力されてしまう恐れがあるからです。

「効率化」を盾にする社員には、まず具体的な漏洩メカニズムを説明し、リスク範囲を特定するためのヒアリングを行ってください。その上で、就業規則の機密保持規定に基づき、厳重注意を行います。ただし、AI利用を一律に禁止するだけでは、隠れて利用する「シャドーAI」を招き、管理不能になるリスクがあります。

会社として「機密情報・個人情報の入力禁止」を明記したガイドラインを策定し、全社員へ教育を徹底することが最優先です。また、業務上の必要性が高い場合は、入力データが学習に利用されない「法人向けライセンス」を会社が契約・提供し、安全な利用環境を整えることも検討すべきでしょう。利便性とリスク管理のバランスを考えたルール作りが求められます。