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第8回「個人情報の取り扱いについて」取り組みの状況や、応募書類の扱いについて大公開!(実施期間:2007年5月30日~2007年6月26日、有効回答数:273名)
この回は個人情報の取り扱いについて伺いました。個人情報の取り扱いについて「具体的に取り組んでいる」と回答された方が66%となり、1年半前のアンケート時と比べると21%アップしました。やはり、個人客に直接関わる販売・サービス業や、大量の個人情報を扱う情報・システム業などに携わる業界の方の方が、より敏感に対応していらっしゃるようです。

個人情報保護法の大まかなポイントとしては、個人情報を利用する場合は利用目的を限定し、勝手に他の用途で使用しないこと。集める場合は利用目的を明示すること。保有個人データの本人からの求めに応じ、開示、訂正、利用停止等を行うことがあげられます。自社が適用除外にあたる場合でも、取引先が個人情報に対する社内体制やコンプライアンスの整備を求めてくる場合も増えてきています。また中途採用の際も応募者から見て、応募書類の取り扱いが不適切・不十分ですと、マイナスイメージにつながりかねませんので、ご注意を。
Q1.個人情報の取り扱いについてお伺いします。貴社では個人情報の取り扱いについて、具体的に取り組んでいらっしゃることがありますか?
取り組んでいる:66%、意識はしているが具体的なアクションはない:28%、意識はしているが、どのように取り組んだらよいか分からない:4%、特に意識していない:2%
「取り組んでいる」と回答された方の理由
法整備が進んでおり、取引先の意識も高まってきているから。社会的存在として当然の義務と考えるから。(データベース構築・企画・分析)
人材派遣会社なので、経歴書が頻繁に遣り取りされる関係上、その取り扱いは大変重要です。(人材派遣)
多少なりとも社内外の人員管理、そして販売サイトを扱っているため個人情報を持たざるをえません。Pマーク(JISQ15001)に従った管理体制ではないにしても、ISO27001の観点から個人情報も視野にいれた取り扱い活動を実施しています。(システム開発)
セキュリティメーカーなので、情報漏洩は死活問題です。
人材ビジネスやIT業界では、取り組んでいないと、お客様からの信用も得られない。Pマーク申請もしている。(システム開発・派遣)
法的にも、企業として責任を果たす為には必要な事項である為。(住宅販売)
客先での仕事がメインであり、個人情報の取り扱いに万全を期さないと信用されなくなる。(アウトソーシング)
自動車販売という企業の特性上、個人情報は必然ですので特に間接部門も含め全社員がその重要性を理解する為にこの法律の施行前より勉強を重ね、個人情報の収集、取扱、保管、廃棄について徹底を図っている。
個人情報保護法施行により社会的問題として取り挙げられているため、特に当社はサービス業を営んでおり、お客さまの会員カード発行による情報が多数あるため。
「意識はしているが具体的なアクションはない」と回答された方の理由
コストも時間もかかるがそこまで余裕が無いから。(インターネットビジネス)
個人情報について対応が過剰すぎると考えているため。(自動車整備業)
会社に講師を招いての研修があったので、社員の意識のなかには漠然としたものはあるが、これといって何もしていない。唯一の変化は、シュレッダーを置くようになったことくらいか…(広告代理店)
他に整備が必要なことが目白押しのため。又、全体としてはまだ意識が薄いため。(化粧品製造販売)
意識はあり、個人情報の流出に抵触するかどうかをその時々の状況、案件ごとに判断し処理している状況。個人情報の取扱いマニュアルを作成するなど、会社として具体的な方向には向かっていない。(医療器械製造販売)
「意識はしているが、どのように取り組んだらよいか分からない」と回答された方の理由
加減・程度がつかめない。規程に落としこめられていない。(電気電子材料加工商社)
現場レベルでは意識して取り組んでいるが、中小企業なので実際は役員がほとんどの管理を行っており、かなりずさんな部分もある。それをどのように現場に移行させるかで悩んでいる。(住宅・不動産)
セミナー等に出席して知識を深めたい。(ソフトウェア)
「特に意識していない」と回答された方の理由
法律の要件に達しないため。(運送業)
Q2.Q1で「ある」と回答いただいた方にお伺いします。具体的にはどのようなことになりますか? (複数回答可)
個人情報の取り扱いについての社員教育:86%、個人情報保護方針の制定:72%、社内マニュアルの作成:61%、プライバシーマークを取得:26%、プライバシーマークの取得準備:8%、TRUSTeの認証取得:2%、その他:7%
その他の意見
個人情報保護に関する契約書を従業員と交わしている
取引先との『覚書』の取り交わし
ISO27001の取得
ISMSへの取得準備
PCの秘文化ソフトの使用
Q3.中途募集時の応募書類についてお伺いします。貴社では募集時に応募者に対してどのような書類を請求されますか?(複数回答可)
履歴書:96%、職務経歴書:87%、求人サイトの応募データのみ:14%、その他:4%
その他の意見
研究論文の要旨
作品(クリエイティブ職のみ)
英文レジメ
アピールしたい事があれば自由レポート
Q4.貴社では応募書類は応募者へ返却されますか?
返却する:44%、ケースバイケース:31%、返却しない:25%
「返却する」と回答された方の理由
採用の場合会社にて保管。不採用・辞退の場合は直ちにご本人に返却。個人の情報保護上からも必ず履行している。(サプリメント製造販売、他多数)
不採用時に連絡と併せて返却、採用進捗のチェックも兼ねています。(不動産事業)
(1)個人情報保護法対応のため。(2)不採用の場合もそれなりの礼儀をつくす必要があると認識しているため。(素材メーカー)
今まではケースバイケースであったが、情報の取り扱いを統一したいので返却することとする。(化粧品製造販売)
返却することで不採用の通知がわかりやすいですし、履歴書がどうなったか問合せを頂くこともありません。(メーカー)
「返却しない」と回答された方の理由
返却に伴う郵送等での事故の発生を危惧するため。(システム開発)
前もって受験者にその旨を告知してます。事務コストが掛かるので前もって本人から承諾を得ている。(OA機器販売・サービス)
特に応募者から返却を要求されることもなく、会社で責任をもって処分しますという説明で納得してもらっている。(IT)
当社に応募時に応募者からいただいた書類の処理に関して当社で処理をする旨を確認し、個人情報保護同意書に捺印していただいています。返却には費用がかかる為、このような処理にさせていただいております。(情報処理)
理由は写真など原本を保存したいため。(再応募のチェックなど)(アウトソーシング)
配達証明で返さなくてはならないので、費用がかかる。その代わりにより細かいジュレッダー購入で、安全に責任廃棄しています。(医療機器製造販売)
Q5.応募書類の保管期間はどのくらいですか?
採用活動が一段落するまで:39%、1ヶ月以内:9%、1~2ヶ月:5%、3ヶ月程度:7%、6ヶ月程度:10%、1年:10%、1年以上:12%、その他:8%
Q6.応募書類を返却しない場合、書類はどうされますか?
ずっと保存する:16%、破棄する:84%
Q7.応募書類を返却しない場合、応募書類の扱いについて、応募者本人に説明されますか?
特に説明しない:29%、返却しないということだけは了承を得る:27%、返却しないことを断った上で、保管期間、破棄方法を説明:27%、返却しないことを断った上で、保管期間を説明:4%、その他:13%
「特に説明しない」と回答された方の理由
募集を行っている自社HP上で応募者の個人情報の取り扱いについて明記しているため。(IT)
通常、求人広告に掲載している為。(事務受託業務)
慣例による。(メーカー)
特にこちら側から言及することではないと思うため。(商社)
「返却しないということだけは了承を得る」と回答された方の理由
詳細に関して説明も構わないが、その後の対応を考えた場合には返却しない旨のみ伝え、御質問があれば、その方法に関し説明をさせて頂いています。(不動産)
不採用の場合でも、半年以内に本人・会社どちらからでも要望があれば、再チャレンジすることがあるから。(土木事業)
「返却しないことを断った上で、保管期間、破棄方法を説明」と回答された方の理由
プライバシーマークを取得しているため、説明義務が生じるので。(システム開発)
余計なトラブルを避ける為。(医療関連IT機器の製造・販売)
説明をすることで、安心感を与える為。(IT)
「返却しないことを断った上で、保管期間を説明」と回答された方の理由
個人情報保護の観点から、まず返却を求められたとき、郵送で返却が出来ないため、本人に再来社をしてもらわないとならない。保管期間は個人情報がどのように取り扱われているかの説明をし安心と安全を知って頂いた上、面接に望んで頂いている。(物流コンサルティング)
後々のトラブルを未然に防ぐために丁寧に話をしております。(SI)

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